Communicator Meeting : la visioconférence s'invite dans la V6 de BICOM SYSTEMS
Découvrez Communicator Meeting, la visioconférence disponible sur la V6 de BICOM SYSTEMS
Pendant la vidéoconférence, les utilisateurs de Communicator Meeting peuvent également partager leur écran, leur messagerie instantanée et envoyer des liens de fichiers. Une discussion individuelle ou en groupe peut se transformer en réunion en un clic de bouton. Les utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des participants selon leurs besoins en utilisant la fonction glisser-déposer. La meilleure partie est que vous pouvez envoyer une invitation à des utilisateurs qui ne sont pas membres du Communicator !
Mettre en place une réunion Communicator Meeting est vraiment facile, laissez-nous vous montrer !
Commencer ou rejoindre une réunion
Sur Communicator, votre application de bureau pour les communications unifiées, les utilisateurs peuvent trouver l’icône Réunion affichée dans la barre d’application principale. En cliquant sur l’icône, un écran apparaîtra qui vous permettra de commencer ou de rejoindre une réunion. Pour démarrer une réunion, vous devez faire glisser les participants depuis votre tableau de bord Communicator vers la réunion et cliquer sur le bouton « Démarrer ». Chaque réunion Communicator est associée à un numéro unique qui peut être entré pour les utilisateurs qui souhaitent rejoindre une réunion existante. Pour y participer, il suffit d’entrer le numéro de la réunion et de cliquer sur le bouton « Démarrer ».
Lors de la programmation d’une réunion, l’utilisateur doit remplir les informations pertinentes, comme :
- Sujet
- Date et heure
- Durée
- Si elle est récurrente
- Description
- Participants
Tous vos contacts Communicator apparaissent dans la partie gauche sous l’onglet « Contacts ». Pour inviter des personnes qui ne sont pas sur Communicator, un utilisateur doit entrer l’adresse électronique du participant sous l’onglet « Email ». Les utilisateurs disposent également d’une « liste de réunions » qu’ils peuvent consulter par nom ou par numéro pour leurs réunions à venir, récentes et récurrentes.
Dites que vous êtes dans une discussion individuelle ou en groupe et que vous voulez en faire une réunion. Pas de problème ! L’icône de réunion apparaît également en haut de la barre d’application de la conversation. D’un simple clic, vous pouvez passer d’un échange de texte fastidieux à la découverte de visages familiers.
Maintenant que vous êtes en réunion, jouons avec ce que vous pouvez faire !
Audio et vidéo
Tout d’abord, comment voulez-vous connecter votre audio ? Les utilisateurs peuvent se connecter via un téléphone de bureau, un téléphone logiciel, un ordinateur ou leur téléphone portable. Vous pouvez même choisir d’être un auditeur et d’éteindre complètement votre audio. Il en va de même pour la vidéo. Si vous avez une mauvaise coupe de cheveux, vous pouvez allumer/éteindre votre caméra vidéo.
Ajout/Suppression de participants
En bas de l’écran, vous verrez une icône « Participants ». En cliquant dessus, la liste des utilisateurs de la réunion s’affichera sur la droite. Vous pouvez y rechercher, inviter et supprimer des participants.
Il existe de nombreuses façons d’inviter les gens à une réunion. Les utilisateurs peuvent :
- Glisser-déposer des contacts depuis le tableau de bord de Communicator
- Cliquez sur le nom du contact dans l’onglet Contacts
- Invitation par courrier électronique
- Invitation par numéro de téléphone
Partage d’écran
Lorsqu’ils partagent leur écran, les utilisateurs ont la possibilité de partager tout leur écran, une certaine zone ou une application spécifique. Le partage d’écran est un outil de collaboration extrêmement utile pour les réunions ! Il vous permet de montrer la personne, plutôt que de lui dire. La combinaison du partage d’écran et de la vidéoconférence rend les réunions avec les collègues plus agréables. Au bout d’un certain temps, vous pouvez avoir l’impression de travailler ensemble dans la même pièce au lieu de vous réunir virtuellement.
Chat
Pendant la réunion, il y a une option de chat qui fonctionne parfaitement. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages, des liens utiles et des emojis. La fonction de partage d’écran est utile, mais il faut parfois montrer plus d’une chose ou en donner des copies aux participants. La boîte de discussion est un outil utile pendant une réunion car elle permet aux participants de faire exactement cela ! Des textes utiles et des liens vers d’autres ressources peuvent être envoyés instantanément par le biais du chat au lieu d’être envoyés plus tard par e-mail.
En cas de panne audio/vidéo, la fonction de chat offre également une autre forme de communication. Si un participant est accidentellement mis en sourdine, vous pouvez lui envoyer un rappel amical dans la boîte de discussion.
Congé/réunion de clôture
Toutes les bonnes choses doivent avoir une fin. Les participants peuvent quitter une réunion à tout moment en sortant par la fenêtre. Mais l’organisateur de la réunion a deux options lorsqu’ils sortent. L’organisateur peut choisir de « quitter » la réunion ou de « terminer » la réunion.
Partir » signifie que vous sortez, mais la réunion se poursuit pour les autres participants. Lorsqu’un utilisateur sélectionne « Terminer » la réunion, celle-ci se termine pour tout le monde. En choisissant de quitter plutôt que de terminer, les participants pourront continuer à travailler, à rattraper les informations dans le chat et à ajouter d’autres personnes.